Handleiding voor griffier en griffie

Proceskwaliteit, raadsondersteuning, bronidentiteit en zichtbare lacunes bewaken.

De kortste routes

• Vergadering & Agenda controleren:
• Gebruik Vergaderingen voor agenda, zelfstandige vergaderstukken, besluitenlijst, raadsbesluit en beschikbare video/audio-media.
• Technische Vragen Assistent:
• Open de bronkaart van een voorstel en kies Stel een AI-vraag > Technische vragen.
• Ondersteun commissieleden bij het formuleren van feitelijke verhelderingsvragen vóór de inhoudelijke vergadering.
• Motie-afdoening auditen:
• Controleer via de bronkaart met de Motie / Toezegging Audit of ingekomen afdoeningsbrieven van het college daadwerkelijk voldoen aan het dictum van de aangenomen motie.
• Bronset afbakenen:
• Gebruik Analist > Bronnen kiezen voor dossierlijn en documentcontrole.
• Procesvraag laten duiden:
• Gebruik Analist > Vraag stellen met de rol Griffie.
• Historische bron:
• Gebruik Historisch archief voor 1816–2009; zoek vrij op woorden in OCR en catalogus.

AI-ondersteuning voor raad en commissies

• Snelle agendapuntdoorlichting:
• Direct overzicht van dictum, formele besluitpunten en bijbehorende documenten zonder alle pagina's handmatig door te spitten.
• Technische vragen versus politiek debat:
• Scheid vooraf feitelijke vragen (budget, planning, participatieverslag) van het politieke debat via de Technische Vragen Assistent.
• 1-Click Klembord-export:
• Kopieer analyses en overzichten met 1 klik direct naar commissieberichten of presidiumnotities.

Datakwaliteit in de Raadsmonitor

• Structurele controlepunten:
• Controleer onbekende motie-uitkomsten, ontbrekende indieners, stemdekking en openstaande vervolgkoppelingen.
• Betekenis van "Opvolging niet aangetoond":
• De melding “Formele opvolging niet aangetoond” betekent dat de huidige gekoppelde bronset geen schriftelijk bewijs bevat.
• Dit betekent niet automatisch dat de ambtelijke organisatie niets heeft ondernomen.
• Kwaliteitsborging:
• Corrigeer onjuistheden direct bij de bron of laat het open controlepunt zichtbaar voor de raad.

Vergaderkennis & Opnamen

• Synchroniciteit van media:
• Controleer of spreker, begin- en eindtijd, transcriptpassage en audiovisuele opname exact synchroon lopen.
• Formele bewijswaarde:
• Een transcript of mogelijk toezeggingssignaal vervangt nooit de besluitenlijst, het vastgesteld verslag, het raadsbesluit of de formele toezeggingenregistratie.

Vrijgavecheck

• Bronidentiteit:
• Is de bronidentiteit stabiel en opent de officiële link het juiste stuk?
• Herkomst van besluit & stemming:
• Zijn besluit, stemming en status van de juiste formele herkomst voorzien?
• Zichtbaarheid van onzekerheid:
• Blijven ontbrekende en onzekere schakels expliciet zichtbaar?
• Herleidbaarheid:
• Is elke publieke uitleg direct te herleiden tot de bron?