Wat zit er achter deze module?
- Doorzoekbare vergaderbronnen vanaf 2009.
- Vergaderingen vanaf 2009 met agenda's, besluitenlijsten, bijlagen en documenten.
- Audiofragmenten, AI-transcripties en fragmentsamenvattingen alleen in de pilotopstelling.
- AI-geschoonde tekst is een leesbare werktekst naast de originele opname.
- De vergadering blijft het bronanker.
- AI helpt pas na selectie om sneller te zien wat is besproken, besloten en onderbouwd.
Pilotnoot audio en tekstlaag
Audio, AI-transcript en fragmentsamenvatting zijn extra pilotlagen. Zij helpen bij luisteren, voorbereiden en sneller terugvinden, maar vervangen geen officiële agenda, besluitenlijst of bronstuk. AI-geschoonde tekst is een werktekst; controleer belangrijke conclusies altijd via de originele opname of officiële bronlink.
Kernprincipe
De AI Vergaderanalist werkt bron-eerst en routegericht. Eerst bakent u een vergadering, agendapunt, vergaderdocument of zichtbare selectie af. Daarna kiest u de rol voor het antwoord en gebruikt u AI om precies die behandelroute te laten samenvatten, controleren of uitleggen.
Waarom eerst een bronset?
Een vergaderbronset is de afbakening voor de semantische AI-vraag. De AI hoeft dan niet alle vergaderbronnen vanaf 2009 te doorzoeken, maar werkt met de gekozen vergadering, het agendapunt, het vergaderdocument of de zichtbare selectie.
- Sneller: minder bronnen en minder ruis.
- Nauwkeuriger: de volzin-vraag wordt gekoppeld aan de juiste agenda, stukken, besluitenlijst en beschikbare pilotfragmenten.
- Controleerbaar: het antwoord blijft herleidbaar naar de geselecteerde officiële bronnen; ontbreekt bewijs, dan hoort de AI dat als niet zichtbaar in deze bronset te melden.
De twee zoekroutes
1A KernwoordenVoor exacte controle: termen, verplichte woorden, uitsluitingen, document- of vergadernummer.
1B VergaderingVoor een bekende datum, raad of commissie. De gekozen vergadering wordt de bronset voor de coach.
Procesbeeld en ontbrekende vergaderstappen
Na het kiezen van een vergadering of bronset toont Vergaderingen de behandelworkflow. De controle telt alleen ontbrekende stappen die logisch bij die bronlijn verwacht worden. Een losse brief of bijlage wordt dus niet meer onterecht als ontbrekend besluit of ontbrekend verslag geteld.
- Groen: deze vergaderstap is zichtbaar in de huidige bronset.
- Geel/oranje: deze stap is een controlepunt omdat hij logisch verwacht kan worden, maar niet zichtbaar is of niet bij elke vergader-/agendapuntlijn terugkomt.
- Grijs: deze stap is niet zichtbaar en kan niet hard uit de bronset worden afgeleid.
- Controle per vergadering/agendapunt: controleert daarna of agenda, bespreking, besluit, verslag en vervolg bij dezelfde herkenbare vergaderlijn staan, in plaats van alleen bij elkaar opgeteld.
- Procesbeeld van de vergadering: is een optelsom over de gekozen vergadering of zichtbare selectie; groen betekent dat de stap ergens in die bronset voorkomt.
- Formele behandel- en besluitlijnen: toont apart de besluitvormingslijn, bron- en dossierkoppeling en afdoeningslijn. Zo blijft duidelijk of de vergadering alleen bespreking/context bevat of ook harde uitkomst en opvolging.
- Besluitvormingslijn: voorstel, behandeling, amendement/motie, stemming/uitslag, raadsbesluit, uitvoering en evaluatie worden apart gesignaleerd.
- Bron- en dossierkoppeling: een vergaderdocument of publicatie telt pas als bewijs wanneer de formele bron, het dossier of agendapunt zichtbaar is.
- Afdoeningslijn: open actie, eigenaar/termijn, bestuurlijke reactie, status en bronbewijs worden als vervolgspoor gelezen.
- Financiële dekkingslijn: bedrag, dekking, autorisatie, begrotingswijziging, rapportage en afwijking worden zichtbaar wanneer ze in de gekozen vergaderbronset voorkomen.
- Actieve informatieplicht: signaal, collegehandeling, raad informeren, tijdigheid, volledigheid en terugkoppeling worden als verantwoordingslijn gecontroleerd.
- Vergunning- en procedurelijn: aanvraag, publicatie, vergunning, bezwaar, besluit op bezwaar, uitvoering en compensatie worden getoond wanneer zo'n zaakspoor in de vergaderstukken zichtbaar is.
- Participatie en bezwaar: aankondiging, inspraak, zienswijzen, beantwoording, besluit en bezwaar/beroep blijven als aparte processtappen herkenbaar.
- Uitvoering, contract en resultaat: uitvoeringsplan, capaciteit, contract/subsidie, planning, voortgang en resultaat worden als uitvoeringsketen gelezen.
- Besluitbewijs: agenda en bespreking zijn route en context; besluitenlijst, raadsbesluit of stemuitslag blijven de harde uitkomstbronnen.
- Wachtpunt en eigenaar: de i-knop benoemt waarop de vergaderflow wacht en wie logisch aan zet is, zoals griffie, raad, college of ambtelijke organisatie.
- Actie per rol: raadslid, griffier, wethouder, beleid, journalist en inwoner krijgen ieder een korte vervolgstap.
- Werkroute per rol: onder de formele controles staat per gekozen perspectief welke bron u eerst opent, welk controlepunt nu telt en welke AI-briefing u direct kunt starten.
- i-knop per stap: opent uitleg, toont bij groene stappen de titels en legt bij ontbrekende stappen uit welke bronsoorten u kunt zoeken.
- Klikbare titels: springen terug naar de bijbehorende bronregel in de selectie.
Kern-drie-eenheid plus twee AI-signaleringslagen
Vergaderingen is de behandelroute van Raadswerk: hier controleert u wanneer iets op de agenda stond, welke documenten erbij hoorden, wat is besproken, wat in de besluitenlijst staat en welke vervolgactie zichtbaar is. Notulen zijn in deze pilot niet standaard beschikbaar; audio, transcript en fragmentsamenvatting zijn aanvullend en alleen in de pilotopstelling beschikbaar.
Gebruik Dossierhub voor de zaak-/dossierlijn met een gekozen dossier-, document- of publicatiebronset. Gebruik Dossieranalist voor brede bestuurlijke vragen per rol over het hele raadsarchief vanaf 2009, zonder vooraf gekozen bronset. Gebruik Vergaderingen wanneer agenda, behandeling, agendapunt, besluit, verslag of vergaderdocument het vertrekpunt is. Raadsmonitor en RaadsRadar signaleren motiepatronen en nieuwsactualiteit; hun signalen worden pas bewijsbaar wanneer u ze terugleidt naar officiële dossier- en vergaderbronnen.
Welke functies zitten in Vergaderingen?
Selecteer bronnen
Zoek met kernwoorden of kies direct een vergadering. De resultaten vormen de bronset waar de Vergadercoach daarna mee werkt.
Filter en wissel weergave
Verfijn op jaar, datum, vergadersoort, documentsoort, spreker of bronlaag. Bekijk de selectie als lijst of als tegels.
Rolgerichte werkvragen
Kies raadslid, griffier, wethouder, beleid, inwoner of journalist voor passende voorbeeldvragen en een andere leesrichting.
Vraag AI over bronset
Stel na het selecteren een vraag. U ziet een voortgangsmelding, kunt stoppen, en het antwoord blijft boven de resultaten staan.
Audiofragmenten
Alleen in de pilotopstelling ziet u fragmenten per agendapunt en soms per spreker, met directe bronlink naar de opname.
Transcript en samenvatting
Probeer van een gekozen pilotfragment een AI-geschoonde werktekst en korte fragmentsamenvatting te maken. De originele opname blijft leidend.
Leesvolgorde en besluitcheck
Laat de selectie ordenen: welke stukken eerst, wat is besproken, wat is besloten en waar zitten onzekerheden?
Formele behandel- en besluitlijnen
Controleer besluitvorming, bron- en dossierkoppeling, afdoening, financieel spoor, informatieplicht, vergunning/procedure, participatie/bezwaar en uitvoering los van elkaar. Publicaties blijven context totdat de onderliggende formele bron zichtbaar is.
Werkroute per rol
Kies perspectief en krijg meteen de eerste bron, het belangrijkste controlepunt en een passende AI-vraag voor die rol.
Broncontrole
Open vanuit resultaten en antwoorden de officiële raadsinformatie, zodat elke conclusie controleerbaar blijft.
Hele vergadering doorzoeken
Kies een vergadering en stel daarna een AI-vraag over de gekoppelde agenda, stukken en besluitenlijsten. Notulen of pilotfragmenten tellen alleen mee wanneer ze zichtbaar beschikbaar zijn.
AI-transcriptiepilot
Alleen in de pilotopstelling kan de Vergaderhub fragmenten per agendapunt of spreker ophalen, afspelen, automatisch uitschrijven en door AI laten samenvatten als controleerbare fragmentbriefing.
AI-verrijking
Probeer ruwe spreektaal om te zetten naar AI-geschoonde tekst met korte samenvatting, broncontext en duidelijke koppeling naar de originele opname.
Gebruik in vier stappen
- Kies een ingang: Kernwoorden voor exacte broncontrole of Vergadering voor een bekende datum/commissie.
- Richt de selectie: kies eventueel rol, vergadersoort, datum, documentsoort, spreker of sortering.
- Vraag gericht AI: stel een vraag over de zichtbare selectie of over de gekozen vergadering.
- Controleer bronnen: open daarna de gemeentelijke bron, besluitenlijst, bijlage, beschikbare notulen of opnamefragment.
Start met kernwoorden
Voor exacte termen, combinaties, documentsoorten, datumwoorden en bronnummers. Dit blijft de beste route als u zelf strak wilt bepalen welke bronnen meetellen.
Start met een vergadering
Voor gebruikers die datum, raad, commissie of vergadering al kennen. De bronset wordt dan beperkt tot die vergadering, agenda en gekoppelde stukken. Pilot-audio wordt alleen toegevoegd wanneer die zichtbaar beschikbaar is.
Zoeken en filters
warmtenet tram: zoekt bronnen met een van deze woorden.parkeren +centrum: centrum is verplicht.warmtenet -concept: sluit conceptstukken uit."openbare ruimte": zoekt een exacte woordgroep.meeting:1393260 of doc:16678458: zoek direct op vergader- of documentnummer.- Filters verfijnen daarna dezelfde zichtbare bronset op vergadersoort, jaar, datum, documenttype en sortering.
Rollen en voorbeeldvragen
Een rol start geen AI, maar bepaalt wel hoe het latere AI-antwoord wordt gewogen en opgebouwd. Kies daarom bij de semantische vraag eerst de rol, ook wanneer u geen voorbeeldvraag gebruikt.
- AI voor raadslid: welke stukken eerst, controlepunten, open eindes en vragen.
- AI voor griffie: agenda, besluitenlijst, besluitspoor, beschikbare notulen en ontbrekende stukken.
- AI voor wethouder/beleid: risico's, uitvoering, beantwoording en opvolging.
- AI voor inwoner: gewone taal, wat is besproken of besloten en welke bron eerst open moet.
- AI voor journalist: reconstructie, tijdlijn, onzekerheden en bronbewijs.
Vraag AI over bronset
Na het selecteren van bronnen kan de Vergadercoach een briefing, besluitcheck, leesvolgorde of uitleg maken over de huidige zichtbare selectie of gekozen vergadering. De afbakening maakt volzin-vragen sneller, scherper en controleerbaar.
- Gekozen vergadering: de AI gebruikt de gekoppelde vergadering, agenda, stukken en beschikbare fragmentcontext.
- Zichtbare selectie: bij veel resultaten gebruikt de AI alleen de bovenste zichtbare bronnen om het antwoord controleerbaar te houden.
- Geen vrij fantaseren: als stukken, besluitenlijsten, notulen of fragmenten ontbreken, moet de AI dat als beperking tonen.
Afwezig bewijs: "niet zichtbaar in deze bronset"
De Vergadercoach mag alleen werken met de gekozen vergadering of zichtbare vergaderbronset. Als u vraagt naar een besluit, agendapunt, besluitenlijstpassage, notulenpassage of audiofragment dat niet in die selectie staat, moet de AI dat expliciet melden als niet zichtbaar in deze bronset.
Getest voorbeeld: we kozen een jeugdzorg-raadsinformatieavond als bronset en vroegen naar een besluit over warmtenet Groenoord. Het goede antwoord is dan niet zoeken buiten de vergadering, maar melden dat een warmtenetbesluit niet zichtbaar in deze bronset is. De bronset bewijst alleen wat in deze vergadering, agenda, stukken of fragmentcontext zichtbaar is.
- Voor raadslid: voorkomt dat voorbereiding leunt op een besluit dat in deze vergadering niet zichtbaar is.
- Voor griffie: helpt ontbrekende notulen, besluitenlijsten, stukken of agendering scherp te benoemen.
- Voor journalist/inwoner: maakt duidelijk wat in deze vergadering bewijsbaar is en wat een vervolgzoekactie vraagt.
- Vervolgactie: zoek breder in Vergaderingen, kies een andere vergadering of ga naar Dossierhub/Dossieranalist voor het formele dossierbrede spoor.
Video, audio, AI-transcriptie en fragmentsamenvatting
Bij vergaderkaarten met beschikbare media verschijnt Audiofragmenten. Daarmee kunt u per agendapunt en sprekerfragment de video bekijken, de bron openen, een bronverwijzing kopieren, een AI-transcript maken en een korte samenvatting van het fragment gebruiken. De audiopilot zet ruwe spraak om naar controleerbare AI-geschoonde werktekst.
- Bekijk fragment: toont het video/audiofragment direct in de Vergaderhub.
- Maak AI-transcript: knipt alleen het gekozen fragment en laat onze AI er een opgeschoonde, leesbare werktekst van maken.
- Fragmentsamenvatting: vat het gekozen audiofragment kort samen, zodat snel duidelijk is wat besproken, toegezegd of betwist is.
- Leesbaarder maken: maakt spreektaal leesbaarder, maar verandert geen formele bronstatus.
- Pilotgrens: in deze pilot wordt per klik een kort fragment verwerkt, zodat wachttijd en foutkans beheersbaar blijven.
- Bronstatus: AI-transcriptie en samenvatting zijn aanvullende controlehulpen, geen vervanging van notulen of besluitenlijst.
Beperkte ketenlaag in Vergaderingen
Vergaderingen gebruikt het keteninzicht vooral binnen de behandelroute: welke agenda, agendapunt, bespreking, besluit, verslag, document en eventuele vervolgactie horen bij dezelfde vergadering of zichtbare selectie.
- Wel zichtbaar: behandelroute, vergadercontext en gekoppelde documenten binnen de gekozen vergadering of bronset.
- Nieuw zichtbaar: binnen die afbakening kunnen ook financiële dekking, informatieplicht, vergunning/procedure, participatie/bezwaar en uitvoering/contract/resultaat als controlelijnen worden getoond.
- Beperkt zichtbaar: de volledige zaak-/dossierketen buiten de vergadering. Gebruik daarvoor Dossierhub of de brede Dossieranalist.
- Controlegrens: agenda en bespreking zijn routebewijs; besluitenlijst, raadsbesluit of formele afdoening blijven de harde uitkomstbronnen.
AI Vergaderanalist of AI Dossieranalist?
Gebruik de AI Vergaderanalist voor wat wanneer is besproken, welk agendapunt of welke stukken bij een vergadering horen en welke pilot-audio of AI-geschoonde fragmentcontext zichtbaar beschikbaar is. Gebruik de Dossierhub om de formele zaak-/dossierbronset te vinden, filteren en vast te zetten. Gebruik de AI Dossieranalist voor brede rolgerichte beantwoording over het hele raadsarchief vanaf 2009: motie, vraag, toezegging, besluit, status, risico, tijdlijn en bestuurlijke bronweging over meerdere bronfamilies heen.
